PRIVACYVERKLARING
Hoe MVB boekhouding omgaat met persoonsgegevens
MVB boekhouding vindt het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens en dat deze goed zijn beschermd. Deze privacyverklaring heeft als doel om duidelijk te maken hoe wij omgaan met persoonsgegevens die aan MVB boekhouding zijn toevertrouwd. Uiteraard worden de regels die hiervoor gelden nageleefd, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Zorgvuldig omgaan met gegevens
Het zorgvuldig omgaan met gegevens houdt het volgende in:
•MVB boekhouding vraagt niet meer persoonsgegevens op dan nodig is voor een goede vervulling van de werkzaamheden;
•Verwerken van persoonsgegevens gebeurt in overeenstemming met het doel waarvoor deze aan MVB boekhouding zijn verstrekt en vanuit hun missie om klanten te ontzorgen;
•Aan derden worden alleen persoonsgegevens verstrekt als dit nodig is voor het doel waarvoor de gegevens aan MVB boekhouding zijn gegeven of om klanten te informeren over financiële diensten. Waar toestemming voor verwerking van persoonsgegevens nodig is, zal dit specifiek worden opgevraagd.
•Dat MVB boekhouding de rechten met betrekking tot de verstrekte persoonsgegevens respecteert, zoals het recht op inzage, correctie, verwijderen en overdragen van gegevens. Verzoeken van klanten zullen altijd serieus in behandeling worden nemen.
•De organisatie, waaronder de technische infrastructuur, is dusdanig ingericht dat de persoonsgegevens goed beveiligd zijn.
Doelen van de verwerking van gegevens
De persoonsgegevens worden door MVB boekhouding verwerkt ten behoeve van:
•Het afhandelen van e-mails en contactverzoeken die via de website worden gedaan.
•Het adviseren en bemiddelen bij verzekeringen, hypotheken, vermogensbeheer, pensioenen en andere financiële diensten.
•Het op de hoogte brengen van de diensten van MVB boekhouding, tips en veranderingen in de financiële dienstverlening.
•Het voorkomen van fraude (denk aan witwassen of identiteitsfraude).
•Het voldoen aan diverse wettelijke verplichtingen.
Soorten gegevens
MVB boekhouding verwerkt onderstaande gegevens. Uiteraard alleen als dit van toepassing is om een goed en passend financieel (totaal)advies te geven of een financieel product zoals een verzekering af te sluiten:
•contactgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, en emailadres
•leeftijd, geslacht, burgerlijke staat
•gegevens van familie
•levenswensen en prioriteiten
•wat geluk en tevredenheid geeft
•gegevens over de woning, auto en materieel bezit
•gegevens met betrekking tot paspoort, rijbewijs of een ander identiteitsbewijs
•gegevens over dienstverband, inkomen, beroep en werkgever
•gegevens over de financiële situatie, vermogen en schulden
•gegevens die bij een notaris zijn opgesteld, zoals huwelijke voorwaarden en testament
•gegevens omtrent alimentatie
•gegevens over financiële producten, zoals bankrekeningen, verzekeringen en pensioenen
•bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld over de gezondheid
•gegevens over eventuele strafrechtelijke feiten, fraudeaspecten
•gegevens over het schadeverleden / claims in verband met verzekeringen
•gegevens over een eventueel aanwezig bedrijf, zoals uittreksel KvK en de jaarrekening
•belastingaangifte(s)
•specificatie van uitgaven
E-mails en contactformulier
MVB boekhouding stuurt e-mails naar haar relaties om hen te informeren over relevante ontwikkelingen in de financiële dienstverlening en de diensten. Dit stuurt zij naar groepen van klanten en anderen die interesse hebben getoond in deze diensten. Iedere e-mail die naar een grote groep van relaties wordt verstuurd bevat een link waarmee de ontvanger zich kan afmelden. In dat geval zullen de e-mails niet meer worden verstuurd in de toekomst.
Als het contactformulier op de website wordt ingevuld, of wanneer er een e-mail wordt gestuurd, dan worden die gegevens bewaard. Dit gebeurt zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan of indien bewaring wettelijk verplicht is.
Bijzondere persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld gegevens over de gezondheid of strafrechtelijk verleden, verwerkt MVB boekhouding op zorgvuldige wijze en alleen indien dit benodigd is voor het optimaal kunnen uitvoeren van de ontzorgende dienstverlening. MVB boekhouding adviseert klanten om uitgebreide medische gegevens bij verzekeringsaanvagen rechtstreeks naar de beoordelende partij te verzenden.
Beeldmateriaal
MVB boekhouding plaatst geen foto’s of video-opnames van herkenbare personen, zonder dat er voorafgaand toestemming is verleend door betrokkene. De uitingen die dit betreft zijn:
•Website;
•Brochures, flyers, nieuwsbrieven e.d.;
•Social media, zoals Facebook, Twitter, WhatsApp, Instagram en Youtube
De verleende toestemming betreft uitsluitend de specifieke uiting waarvoor deze toestemming wordt gevraagd en zal dus niet worden gebruikt voor andere uitingen.
Bewaartermijnen
MVB boekhouding bewaart persoonsgegevens zolang het nodig is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, wat op grond van de wet is vereist of wat wenselijk is vanuit de missie om te ontzorgen. Als iemand nog geen klant is, maar wel persoonsgegevens doorgeeft, dan worden deze verwijderd zodra hierom wordt verzocht. Anders bewaart MVB boekhouding deze zolang zij het idee krijgt dat de persoon in kwestie mogelijk nog klant wil worden en de gegevens dan van belang zijn. Als dat lange tijd onduidelijk is zal MVB boekhouding minimaal één keer per jaar contact met opnemen om dit (weer) te vragen. Voor klanten bewaart MVB boekhouding alle relevante gegevens zolang het nodig is voor het doel of om hen optimaal te kunnen ontzorgen. Tenzij een klant verzoekt om gegevens te verwijderen en dit geen wettelijke belemmeringen geeft. Als een klant opzegt dan worden de gegevens die te maken hebben met financiële producten nog vijf jaar bewaard en boekhoudgegevens zeven jaar. Overige gegevens worden na de opzegging direct verwijderd.
De beveiliging van je gegevens
MVB boekhouding beschermt de persoonsgegevens. De maatregelen die MVB boekhouding heeft genomen zijn onder meer:
•Alle personen die namens MVB boekhouding toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan, bijvoorbeeld via de arbeidsovereenkomst of een aparte geheimhoudingsverklaring;
•Alle personen die namens MVB boekhouding werken met persoonsgegevens hebben een eed afgelegd waarin zij onder andere zweren/beloven hun functie integer en zorgvuldig uit te oefenen.
•Alle (ICT-)systemen zijn voorzien van toegangsbeveiliging;
•Persoonsgegevens worden alleen bewaard in versleutelde digitale systemen.
•Alle medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
•Genomen maatregelen worden periodiek getest en geëvalueerd.
•MVB boekhouding overlegt regelmatig met haar IT-partners over verbeteringen rondom beveiliging in de systemen.
•Er worden geen data bewaard buiten de Europese Unie.
Verstrekken van gegevens aan derden
Voor de dienstverlening maakt MVB boekhouding in sommige gevallen gebruik van de diensten van derden zoals banken, verzekeraars, serviceproviders, advocaten, fiscalisten, makelaars, taxateurs, notarissen, adviseurs en derden die in opdracht van persoonsgegevens verwerken. Aan die derden kunnen persoonsgegevens worden verstrekt. Denk hierbij aan benodigde gegevens voor het offreren of afsluiten van een financieel product of voor het verstrekken van een financieel advies waarbij de inschakeling van die derde partij noodzakelijk is om het advies passend te maken. Daarnaast kan het voorkomen dat MVB boekhouding vanuit wettelijke bepalingen persoonsgegevens verstrekt aan een partij zoals de belastingdienst of de AFM.
Met partijen waarvan MVB boekhouding software gebruikt waar persoonsgegevens in worden verwerkt sluit MVB boekhouding een verwerkersovereenkomst. Deze overeenkomst heeft als doel de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen. In deze overeenkomst is vastgelegd dat zij zorgvuldig met de klantgegevens omgaan.
Aan derden buiten de Europese Unie worden nooit persoonsgegevens verstrekt.
Ontvangen van gegevens van derden
Het komt voor dat persoonsgegevens bij MVB boekhouding worden aangeleverd door derden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan contactgegevens bij een doorverwijzing van een familielid. Ook kan worden gedacht aan gegevens over de woning die een taxateur aanlevert. Deze gegevens bewaart MVB boekhouding alleen voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, wat op grond van de wet is vereist of wat wenselijk is vanuit de missie om te ontzorgen. Deze gegevens kunnen altijd worden opgevraagd.
Websites van derden
Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de website(s) van MVB boekhouding zijn verbonden. MVB boekhouding kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met de persoonsgegevens omgaan. MVB boekhouding raadt aan de privacyverklaring van deze organisaties te lezen voordat gebruik wordt gemaakt van deze websites.
Rechten van klanten
Klanten mogen altijd vragen welke persoonsgegevens MVB boekhouding heeft vastgelegd. De klant kan dan controleren of deze kloppen en volledig zijn. Wijzigingen of aanvullingen zullen worden aangepast. De klant kan ook verzoeken om persoonsgegevens te verwijderen. Dit zal MVB boekhouding doen, tenzij wettelijke regels van MVB boekhouding verlangen dat deze gegevens nog worden bewaard. Tenslotte kan een klant verzoeken om de persoonsgegeven over te dragen aan. MVB boekhouding vraagt om verzoeken voor wijziging, verwijdering of het overdragen schriftelijk dan wel per e-mail te doen.
Klachten
Als een klant een klacht heeft over hoe MVB boekhouding omgaat met persoonsgegevens dan verzoekt MVB boekhouding dit zo spoedig mogelijk te melden. MVB boekhouding neemt dan contact op om de klacht te bespreken en samen een oplossing te vinden. Wanneer dit niet zou lukken is er altijd de gelegenheid om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens.
Vragen of opmerkingen?
Zijn er vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring? Neem dan contact op.
MVB boekhouding
Potgieterstraat 23
3881 WK Putten
06-31748489 / info@mvb-boekhouding.nl
Wijziging van deze privacyverklaring
Het kan voorkomen dat wij deze privacyverklaring in de toekomst wijzigen. Op onze website vindt je steeds de meest recente privacyverklaring.
Versie: 23 mei 2018